DUTANARASI.COM – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara terus mendorong peningkatan pengelolaan kearsipan di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan kecamatan.
Hal ini disampaikan oleh Kepala Diarpus Kukar, Aji Lina, usai mengikuti kegiatan Workshop dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 di Hotel Grand Fatma Tenggarong, pada Kamis (27/02/2025).
Menurutnya, pengawasan kearsipan akan segera dilakukan, OPD yang telah menerapkan sistem kearsipan dengan baik akan mendapatkan penilaian lebih baik, sementara yang masih memiliki nilai rendah diharapkan segera meningkatkan pengelolaan arsipnya.
“Pada tahun 2024, terdapat 17 OPD yang mendapat nilai memuaskan mudah-mudahan tahun ini jumlahnya meningkat menjadi lebih dari 25 atau bahkan 30 OPD,” ujar Aji Lina.
Ia menekankan bahwa kepatuhan terhadap kaidah kearsipan nasional sangat penting. Setiap OPD harus memastikan arsip statis yang telah melewati jadwal retensi 10 tahun diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
Arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna juga harus dikelola dengan tepat, baik melalui penyerahan ke lembaga kearsipan atau melalui prosedur pemusnahan yang sesuai aturan.
Menurut Aji Lina, Diarpus Kukar akan selalu siap dampingi OPD dalam pengelolaan arsip,
Diarpus Kukar juga aktif melakukan sosialisasi dan pendampingan kepada OPD yang ingin menyerahkan arsip atau membutuhkan bimbingan dalam memilah dan memberkaskan dokumen.
“Kami selalu siap memberikan pendampingan, jika ada OPD yang ingin menyerahkan arsip atau membutuhkan bantuan dalam pemilahan dokumen, kami akan mengirimkan tim untuk membantu,” tambahnya.
Sementara itu, pemusnahan arsip juga harus dilakukan sesuai ketentuan, arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dimusnahkan setelah mendapatkan izin tertulis dari Bupati dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
“Jika ada permohonan pemusnahan, kami akan mengajukan permohonan ke Bupati dan ANRI, setelah surat ketetapan keluar dan arsip dinyatakan boleh dimusnahkan, kami akan melaksanakan pemusnahan sesuai aturan, pemusnahan tidak boleh dilakukan dengan cara dibakar, melainkan menggunakan mesin penghancur kertas,” jelasnya.
Dengan langkah-langkah ini, Diarpus Kukar berharap penilaian kearsipan tingkat nasional semakin baik dan seluruh OPD dapat meningkatkan tata kelola arsip secara lebih profesional. (adv/Iam)
